by Dana Jardinel.
잘 나가는 카페들은 많은 요소에 기반한다. 하지만 한 가지 결정적인 요소는 바로 인력 배치와 스케쥴링이다. 한 교대에 너무 적은 바리스타는 늘어지는 대기줄과 언짢은 고객들을 낳는다. 반면 너무 많은 스탭이 배치된다면 배가 산으로 가고, 실질적으로 바 안이 혼잡해진다.
그렇다면, 인력 배분의 적정 수준은 무엇인지, 그리고 주간 일정을 짤 때 꼭 고려해야 할 사항은 어떤 것들이 있을지 궁금해진다. 여러분을 위하여 몇 가지 팁을 추려보았다.
당신 카페의 피크타임과 효율성을 파악하라
운영 매출 기록을 한번 살펴보자. 언제가 피크타임인지를 평가해보는 것이다. 아침 러쉬 그리고 다른 일상적인 바쁜 시간대 말이다. 물론 시즌별 피크도 있다. 연말 전후로 더 많은 고객이 찾았던가? 대학가에 위치해서 여름이면 저조하진 않았는가?
가장 바빴을 때를 추정하지는 말 것, 중요한 것은 추정이 아니라 정확한 매출 숫자를 파악하는 것이다. 이것이야말로 당신이 자신의 경영에 대해 견고하게 이해하게끔 하는 것이다. 당연히, 이것이 인력 배치와 스케쥴링을 시작하는 기반이 된다.
자, 이제는 인건비를 감안한 카페의 총 이익을 고려해보자. 어떤 재정분석가들은 급여지금 총액 대 총이익 비율을 효율의 지표로 본다. 당신은 인건비에 높은 비율을 지출하고 있는가, 아니면 인력을 늘릴 수 있을 만한 예산의 여유가 있는가? 만약 무엇이 좋은 비율인지 모르겠다면, 여러가지 다양한 추천할 만한 계산법들이 존재한다. 하지만 당신만의 숫자들을 계속해서 주시하고 패턴과 예외를 구분하는 데 사용해보자.
한 교대에 몇 명의 스탭이 필요한가?
일단 바쁜 시간대와 예산을 알게 되면, 각 교대 시간에 몇 명의 멤버가 필요한지 산출할 수 있다. 물론 이것은 카페 규모(공간), 평균 매출, 그리고 어떤 음식을 제공하는지에 따라 다양하게 고려될 수 있다.
Kuala Lumpur의 커피숍 Littlepeople의 오너인 임준의 이야기를 들어보자. “우리 카페는 2교대 근무를 하는데, 한 타임에 두 명의 스탭이 일합니다. 우리 커피 숍은 60명 수용이 가능하죠. 점심시간이 보통 러시타임인데, 아침 근무자들을 커버할 수 있게 저녁 근무자들이 함께 옵니다. 피크타임에는 4명의 스탭이 근무하는 거죠.”
준에 따르면 한 교대에 2명의 바리스타를 두는 것은 한 명이 아프거나 다른 응급상황이 생겼을 때를 대비해 항상 한 명은 가능하게끔 하기 위한 것이다. 이는 또한 한 명이 테이블을 닦고, 냉장고의 재고를 정리하는 동안에도 고객 대기 시간을 최소로 하기 위함을 의미한다.
2교대가 겹치게 하는 것은 바쁜 점심 시간대에 좋은 방법이다. 모두가 혼란스러워하지 않으면서도 각자의 일을 확실히 할 수 있다. 예를 들어, 오후 근무조로 출근한 스탭은 테이블 정리나 냉장고를 채우는 등의, 다른 이들이 고객들이 기다리지 않도록 음료를 만들고 계속해서 서비스를 원만하게 제공할 수 있도록 보조할 수 있다.
카페의 니즈를 파악해보자. 몇 개 되지 않는 테이블을 가진, 매우 작은 공간이라면, 한 명의 바리스타가 겨우 원활하게 업무할 수도 있다. 당신이 서류 작업이나 다른 일을 하면서 그 자리에 있다면, 필요할 때 당신이 백업 바리스타로서 일해도 될 것이다.
중요한 것이 하나 더 있다. 지역의 노동법에 대해 확실히 읽고 그에 따라야만 한다. 근무와 근무 사이에는 스탭들에게 충분한 시간을 주어야만 한다. 주당 적정 근무시간을 준수하고, 추가 수당 역시 정확히 할 것.
적절한 인력 배치와 스케쥴
정확한 수의 사람들을 선택하는 것만큼이나 몇 명의 스탭에게 일정을 적용할 것인지를 아는 것도 중요하다. 직원의 장점과 약점을 평가하고 그들이 가진 스킬을 제대로 발휘할 수 있는 정확한 업무를 분배하자.
그들의 테크니컬한 능력만을 고려해서는 안된다. 간단한 스킬과 고객 응대 역시 중요하다. 동료 스탭들끼리 서로 화합할 수 있도록 짝지워보자. 보다 외향적인 성격의 스탭은 다양한 범위의 고객응대 스타일을 보여줄 수 있으므로 밸런스를 맞추는 것은 매우 좋은 방법이다. 몇몇 연구들은 특별히 생산적인 직원을 다른 이들과 짝지워주는 것이 모두의 생산성을 높일 것이라고 제안한다.
경험이 풍부한 바리스타들을 주니어 멤버와 짝지워주는 것 또한 고려할 만한 사항이다. 이는 기술향상에 도움이 되고, 경험이 부족한 이에게는 어떤 면에서는 좋은 멘토십을 제공한다. 이는 또한 인력 비용의 균형을 맞춰준다. 가령 당신이 시니어 스탭에게 초보 직원보다 훨씬 많은 임금을 주고 있다면 말이다.
효율적인 스케쥴링이 직원들의 사기를 높인다
스케쥴링을 제대로 하는 것은 당신의 하한선과 고객 만족에만 좋은 것이 아니다. 직원 몰입과 동기 부여에도 중요하다. 주간과 월간 스케쥴을 계획할 때에는, 직원들의 선호도와 다른 책무들을 수용하도록 노력하자. 수요일 저녁에 밴드 연습에 참가하거나 토요일 아침 아이들과 축구할 수 있도록 일정을 짜준다는 것을 아는 직원은 당신의 카페에 있어 더욱 충성도가 높을 수 있으며, 훨씬 더 좋은 성과를 내도록 고무될 수 있다.
이와 비슷하게, 자기가 좋아하는 동료와 함께 일하거나, 즐기는 업무를 맡게 된다는 것을 아는 직원들은 더 행복하고 보다 생산성 있을 가능성이 있다. 직원들로 하여금 스스로의 흥미, 능력의 범위를 규정하고 다른 멤버들과 충돌을 일으킬만한 성격적 특성이 있는지를 정기적으로 체크하도록 하자.
그들이 어떻게 휴가를 신청해야만 하는지, 당신이 얼마나 일찍 알아야 되는지에 대해 직원들과 반드시 소통하도록 한다. 적어도 2주일 전에는 휴일을 알려줘서 막바지에 바뀌는 일이 없도록 하는 것으로 존중하고 있음을 보여줄 수 있다.
분명 스케쥴링은 카페 경영에 있어서 가장 재미있는 부분은 아니다. 하지만 근무 교대를 잘 계획하는 것은 당신의 이익과 고객 만족, 그리고 스탭들의 업무 수행 척도를 향상시켜줄 수 있다. 그러니 경영 기록을 잘 살펴보고 직원들과 각자 선호하는 일정에 대해 시간을 내어 체크해보자. 간단한 계획만으로도, 당신의 카페를 훨씬 효율적으로 만들 수 있다.
기사 원문 출처: A Café Owner’s Guide to Scheduling
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